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服務外包

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通運人力資源外包

 “外包”一詞,英文名為“outsourcing”,直譯意思為“外部尋源”,是指在組織外部尋找資源來完成組織內部工作。“外包”最初是應用于信息系統技術行業,后來發展擴大到生產、銷售、研發、物流、人力資源等行業,這樣“外包”一詞才單獨獨立出來成為專業術語。

 

人力資源外包

  人力資源外包,簡稱HRO。指企業根據需要將某一項或幾項人力資源管理工作或職能外包出去,交由其他企業或組織進行管理,以降低人力成本,實現效率最大化。總體而言,人力資源管理外包將滲透到企業內部的所有人事業務,包括人力資源規劃、制度設計與創新、流程整合、員工滿意度調查、薪資調查及方案設計、培訓工作、勞動仲裁、員工關系、企業文化設計等方方面面。

  人力資源外包不是簡單地人力資源含義與外包含義的組合,它有其特定的豐富含義。它是指利用組織外部的資源,更經濟、更有效地解決組織內部人力資源活動所涉及的工作。“人力資源”在“人力資源外包”中含義擴大為“人力資源活動所涉及的工作”。

 

通運人力資源外包包括有哪些內容呢?

  “人力資源活動所涉及的工作”首先包含了人力資源及其載體——人,其次也包含了圍繞人力資源載體所產生的各種事務——人事,還包含了針對人力資源開展的各種管理活動——人力資源管理職能。

   現在我們可以看到在一個大的人力資源外包概念下,分了三個模塊:人力資源及人的外包、人事事務外包、人力資源管理職能外包。行業為有效區分大概念的人力資源外包和小概念的人力資源(及人)的外包,將小概念的人力資源(及人)的外包用專業術語“人力資源派遣”來稱呼。

   人力資源外包(Human Resources Outsourcing,簡稱HRO)也可以是一種人力資源服務產品,是企業根據需要將某一項或幾項人力資源管理工作流程或管理職能外包出去,由第三方專業的人力資源外包服務機構或公司進行管理,以其降低經營成本,實現企業效益的最大化。外包內容包括:人力資源外包,人力資源管理外包,薪酬外包,薪酬管理外包,薪資外包,福利外包,薪酬福利外包,工資外包,社保外包,社保代繳,個稅代繳,人事外包,人才外包等。

    人力資源外包,即HRO,作為一種提高企業人才管理效率的形式逐漸流行,而且很受企業管理層和人力資源主管歡迎。目前國際的大公司基本上都已經把HRO作為企業發展的一個戰略來考慮,中國的很多大中企業也已經接受了HRO對企業的戰略意義。據市場調研顯示,2012年人力資源外包服務超過百億,2013年會有進一步提高。

    那么,中國的民營企業,尤其中小企業如果想將人力資源外包,應該如何實施是一個很大的課題。民營企業,特別是超過5000萬家的中小民營企業,很多企業都沒有人力資源部,即使有,也就一到幾個人單一負責人力資源的部分功能,而沒有系統的人力資源戰略管理制度,不能為員工提供完備的福利待遇和培訓機會,更沒有戰略性人力資源規劃。因而優秀員工招聘困難,關鍵人員流失嚴重,員工滿意度低下,人力成本不斷增加,這些都是制約民營企業可持續發展的問題。而如果民營企業采用人力資源外包,就可以借助外部資源,大幅度提高自身人力資源管理水平,并專注業務拓展,增強市場競爭力。當然人力資源外包也是有風險的,特別是對于各方面制度都不完善的民營中小企業來說,如果處理不當,不僅會造成人力資源管理的一定混亂,而且還可能引發新問題。

 

選擇做人力資源外包時,應該注意以下四點:

1、功能選擇性外包

    人力資源工作,包括崗位需求分析、人才招聘、人才培訓、績效考核、薪酬福利、員工關系、員工發展、人才配置等幾大方面的內容。其中的很多方面都是人力資源的基礎性事務工作,完全可以外包出去。譬如目前很多企業都已經把人才招聘外包出去,而檔案管理、考勤記錄、工資發放、薪酬福利的外包也呈現高速增長的趨勢。而涉及到企業文化、員工關系、績效考核、等這些都是關系到企業核心競爭力的事務,也即戰略性工作,不能輕易外包。

2、選擇合適的外包服務機構

    確定了什么功能可以外包后,就需要選擇外包服務機構。而他們的服務直接決定著企業今后管理質量的好壞,對民營中小企業來說更有可能是生死攸關的,所以企業必須重視外包服務機構的服務質量和服務信譽,尤其是可持續的服務能力。當然,一般首先要考慮服務的價格,然后是服務機構的信譽和質量,它將對外包工作的完成乃至整個企業的正常發展起到決定性作用。以前大中型企業多選擇國外的服務機構,但,現在選擇國內的外包服務公司已經是大勢所趨,畢竟溝通和本地化是非常重要的,避免“水土不服”。

3、高層重視外包過程的溝通

    企業人力資源外包絕對不是將所有事務都外包出去,通過選擇哪些功能進行外包是首要,然后通過了解選擇了外包服務機構,接下來就必須重視和他們的溝通,尤其是外包過程中,高層必須介入,并保持及時的溝通。同時,高層要充分征求員工的意見,并做好輔助工作,和員工進行合理的溝通,取得他們的信任,讓他們了解其在外包中所扮演的角色。當然,高層也必須對外包服務公司的服務質量進行隨時監測和評估。

4、外包后企業的人力資源戰略規劃

    企業將部分功能外包后,人力資源將更多地從事戰略性人力資源工作,由原來的職能部門逐漸轉化為企業的戰略部門,將越來越多地參與制訂企業戰略,擴大業務活動,領導企業變革,同時擔當起員工宣倡議者的角色,承擔企業社會責任的宣傳員角色,并對員工績效和企業文化負責。因此,人力資源部或者管理者也應逐漸從那種行政后勤中心向業務中心轉變,成員企業的學習組織者、教育推動者、高層主管顧問、管理職能專家和變革倡導者的戰略性轉變。

 

通運人力資源外包的好處

   人力資源外包的作用有微觀企業層面的和宏觀社會層面的:

1、人力資源外包致使專業機構規模化社會運作,降低單個企業成本多個企業相同的工作集中于一家專業機構處理,除了技術熟練程度的優勢外,專業機構可使三個企業三件相同的工作轉為一個企業三件相同的工作,從而在人工、時間和流程的總成本上大大下降,降低單個企業的成本。

2、人力資源外包可使企業減輕基礎性工作,更關注促進企業競爭力的核心工作根據“二/八原則”,80%的企業利潤是由20%的核心工作創造的,將這非核心的工作部分外包出去,則可令企業人力資源人士有更多時間和精力關注這20%的工作,從而有效保持和提升企業核心競爭力。

3、人力資源外包促使社會分工進一步細化,有利于社會整體運作效率分工的進一步細分,必然是技能的專門化和效率的提升,社會每個細胞組織的效率提升也必然促進整個社會效率的提高。

4、大大節省了公司的運營成本,優化辦事流程!企業具有各種各樣的能力,也有一定的專長。但不同的能力與專長的重要性是不一樣的,那些能夠給企業帶來長期競爭優勢的和超額利潤的能力和專長,才是企業的核心能力。核心能力是企業增強競爭力、獲得競爭優勢的關鍵,也是成功企業的競爭優勢得以長期保持的原因。

 

風險避免

(一)在企業生命周期指導下進行外包選擇

企業按發展階段可分為創業期、發展期、穩定期、衰退期,不同階段風險不同,著重處理的業務也有很大差異。

1.創業期:企業規模小,業務不多,前景不明晰,企業文化尚未形成,此時正是管理者與員工建立良好關系,為企業發展共同奮斗時期,同時企業資金有限,不能對外包商有效評估,對外包風險認識不足,不宜外包。

2.發展期:企業規模擴大,業務增多,人力資源需求增加,這時考慮自身實際情況選擇部分業務外包,如招聘員工、社會保障代理等,有助于將更多精力放在核心業務上促進企業發展。

3.穩定期:企業發展趨于穩定,規模和業務平穩增加,人力資源管理工作戰略性越來越強。此時企業能得到先進的人力資源管理服務,將人力資源行政事務外包可節約成本與精力,提升企業管理能力,為企業獲得更多利潤。

4.衰退期:由于技術落后缺乏創新,市場占有率不斷下降,競爭力減弱,人力資源活動應由本企業完成,拉近企業與員工關系,使員工考慮到企業文化等因素增加忠誠度。

(二)加強員工培訓

引入外包可能使員工不適應,因此,引入外包前,應對員工開展人力資源外包相關培訓,讓員工理解外包意義,使其從內心接受外包,如:企業可設置宣傳欄或以小資料形式發給員工自行學習,同時聘請專業咨詢師為員工開展外包知識培訓。外包過程中,應積極跟蹤員工滿意度,加強溝通,發現問題及時處理,避免人才流失。外包結束后,向員工征集意見,提高員工參與度,為下次外包業務順利進行打好基礎。

(三)選擇專業外包商

選擇外包商時不能只考慮成本最優而忽略外包商能力,好的做法是選擇成本與效益雙重最優的外包商。首先,企業應做好外包商背景調查,選擇專業化、信譽高的外包商,做好成本與效益比分析。其次,了解外包商文化理念。最后,與外包商進行文化溝通,使文化融合與企業發展一致。唯有如此,才能真正選出最適合的外包商。

(四)熟悉相關法規

我國尚無一項保護人力資源外包業務的法規,主要依據法律有《勞動法》《民法通則》《技術合同法》《反不正當競爭法》等零星條文,企業應及時建立商業秘密管理體系,將本企業核心技術和關鍵信息加密,納入法律保護范圍。與外包商簽訂保密合同,并在協議中明確企業秘密范圍及相互間權利與義務,同時對外包商中熟悉商業秘密的人員離職等作出規定,避免離職人員導致信息泄露時外包商推卸責任。為更好完成此項措施,人力資源部應在簽訂合約時由本公司律師顧問對合約內容進行審核。

(五)加強對外包商監督

人力資源外包后并不意味著人力資源部可以放手不管。人力資源部作為外包活動最重要的部門,應對外包商行為全程監督。一,定期對外包商的工作評估,了解外包商任務完成情況,衡量與既定目標發展方向是否一致。二,對員工在外包過程中提出的合理建議與外包商溝通,同時對外包商遇到的問題給予解答幫助。三,為避免機密信息泄露,人力資源部應與各部門協作建立文件管理和信息安全保障機制。四,了解外包商運營狀況,防止外包商破產、解散等造成企業損失并做好預警措施。

 

總結

  通過人力資源外包將非核心的活動外包給外部的服務商,通過與服務商的聯盟與合作,從而可以集中企業有限的資源發展核心業務,以增強人力資源活動在提升企業核心競爭力方面的作用。

  人力資源外包服務商實施期間,作為企業的人力資源管理部門并不是消極等待,而應該是積極的參與,概括起來說也包括兩方面內容。一方面是要注意人力資源外包風險的防范與控制,企業方應與服務商就相應的外包項目鑒定書面合同,明確雙方的權利和義務以及違約賠償等問題。在外包實施過程中對工作的進展作定時檢查,確保工作的順利、安全實施。另一方面,企業人力資源部門還應積極參與配合,為外包服務商盡可能提供幫助,雙方應建立起雙贏的合作關系,共同把工作做好。

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